Recht
E-Rechnung: Was Betriebe jetzt wissen müssen
Stand: Oktober 2026 · von Franz Denzler · 1 Min. Lesezeit ·
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Was das heißt und was Sie jetzt tun sollten.
Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Das klingt nach Konzern-Thema, betrifft aber auch Handwerker, Selbstständige und kleine Betriebe. Hier das Wichtigste in einfachen Worten.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist kein PDF. Gemeint ist eine strukturierte Datei, die ein Programm automatisch lesen kann, in Deutschland meist im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF per Mail zählt nicht als E-Rechnung.
Was seit 2025 gilt
- Empfangen: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen und lesen können. Dafür braucht es eine E-Mail-Adresse, die Rechnungen sicher entgegennimmt.
- Ausstellen: Hier gelten Übergangsfristen, die vom Umsatz des Unternehmens abhängen. Prüfen Sie die aktuellen Fristen beim Bundesfinanzministerium oder bei Ihrer Steuerberatung.
- Kleinunternehmer: Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gibt es Erleichterungen beim Ausstellen. Empfangen müssen auch sie können.
Was Sie jetzt tun sollten
- Postfach klären: Legen Sie eine Adresse wie rechnung@ihre-firma.de an, die zuverlässig ankommt.
- Programm prüfen: Kann Ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware E-Rechnungen erstellen und lesen? Wenn nicht, gibt es günstige Lösungen.
- Archivieren: E-Rechnungen müssen unverändert und revisionssicher aufbewahrt werden. Ein Ordner mit Sicherung genügt nur, wenn nichts verändert wird.
- Steuerberatung fragen: Sie weiß, welche Frist für Sie gilt.
Häufige Fehler
- Die Rechnung als PDF versenden und glauben, damit sei es erledigt
- Das Rechnungspostfach nie ansehen und Mahnungen übersehen
- Rechnungen nur auf dem Arbeitsrechner speichern, ohne Backup
Dieser Text ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Fristen können sich ändern. Maßgeblich sind die Angaben der Finanzverwaltung.